Privacy beleid

Minimaliseren

Overzicht gegevensgebruik AOC KEURMERK

Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk verricht haar werkzaamheden tbv AOC Keurmerk als administratie organisatie voor de afzonderlijke AOC’s: Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk.

Haar primaire taak is het beoordelen van kennisaanboden, het controleren van de kwaliteit van examens en hercertificeringsbijeenkomsten en het registeren van deelnames aan deze hercertificeringsbijeenkomsten.

De deelnames worden per deelnemer geregistreerd en bijgehouden.

Na slagen voor een examen of hercertificering wordt in opdracht van de AOC’s een vakbekwaamheidsbewijs verstrekt en toegestuurd aan het AOC welke de deelnemer heeft opgeleid.

 

Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk verwerkt al haar gegevens digitaal. Ten behoeve van haar administratieve handelingen worden alle personen van een persoonskaart voorzien. Afhankelijk van de functies en taken van een persoon worden bevoegdheden toegekend. De combinatie van persoon en taak noemen we een rol.

 

Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk kent 13 rollen:

  • Beoordelaar
  • Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk
  • Contactpersoon Exameninstelling
  • Contactpersoon Handelshuis
  • Contactpersoon Kennisaanbieder
  • Cursusleider
  • Drukker
  • NVWA
  • RVO loket
  • Toezichthouder
  • Vakbekwaamheidshouder

    • Voor elk van deze rollen is aangegeven welk gegevensgebruik van toepassing is. Wanneer de rol gemarkeerd is met *, is het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring verplicht.

    De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de handelingen welke behoren bij de primaire taken van Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan derden, mits andere wetgeving dat aan Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk verplicht.

    Ede, 1 januari 2023

    D.C.A. Oosthoek

    (directeur Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk)

     

    Beoordelaar

    Een beoordelaar heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

    *Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk

    Vanuit de rol Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk kunnen alle bevoegdheden worden toegepast en zijn alle persoons- en vakbekwaamheidsgegevens inzichtelijk.

    Contactpersoon Exameninstelling

    Een contactpersoon exameninstelling heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

     Contactpersoon Handelshuis

    Niet van toepassing

    Contactpersoon Kennisaanbieder

    Een contactpersoon kennisaanbieder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

    Cursusleider

    Een toezichthouder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

    *Drukker

    Ten behoeve van het maken van vakbekwaamheidsbewijzen ontvangt de drukker wekelijks een bestand met daarin de gegevens voor nieuw te maken vakbekwaamheidsbewijzen.

    De volgende gegevens worden verstrekt:

    Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

    *NVWA

    Niet van toepassing

    *RVO loket

    Niet van toepassing

    Toezichthouder

    Een toezichthouder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

    Vakbekwaamheidshouders

    (licentiehouders) staan bij Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk geregistreerd middels een melding van het AOC waar de vakbekwaamheidshouder heeft deelgenomen aan een hercertificering of examen. Vakbekwaamheidshouders hebben geen toegang tot de administratiesite www.aockeurmerk.nl

    Gebruikt worden de gegevens:

    Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Geslacht; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; E-mail; Telefoonnummer

     

    Deze persoonsgegevens worden gecombineerd met de gegevens van het vakbekwaamheidsbewijs:

    Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

     

    Voor het maken van de vakbekwaamheidsbewijzen worden de volgende gegevens gebruikt:

    Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot.

    PRIVACYSTATEMENT BUREAU ERKENNINGEN-AOC KEURMERK 

    Dit privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door AOC Raad (KvK 40481748), hierna aan te duiden als Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk.

    Verwerking van persoonsgegevens door Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk

    Voor Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

    Doeleinden van de verwerking

    Uw persoonsgegevens worden door Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk verwerkt voor de volgende doeleinden:

    1. het uitreiken van vakbekwaamheidsbewijzen aoc Keurmerk
    2. het registreren van deelnames aan hercertificeringsbijeenkomsten ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs aoc Keurmerk
    3. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
    4. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
    5. de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
    6. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder zonodig het in handen van derden stellen van vorderingen
    7. het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
    8. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

    Rechtsgrond voor de verwerking

    De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

    1. het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG);
    2. het voldoen aan de Regeling gewasbeschermingsmiddelen en Biociden (art 6.2)

    Verplichte verstrekking

    Wanneer de AOC’s u om persoonsgegevens vragen, dan zullen zij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

    Uitwisseling met derden

    Uw gegevens worden door Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk niet verstrekt aan derde partijen.

    Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

    Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

    Bewaartermijn

    Uw gegevens worden voor de volgende termijn bewaard voor de periode dat u houder bent van een vakbekwaamheidsbewijs aoc Keurmerk. De bewaartermijn van uw gegevens wordt volgens de volgende criteria bepaald:

    • Opeenvolging van vakbekwaamheidsbewijzen
    • Afgelegde examens ter verkrijging van een vakbekwaamheidsbewijs
    • Gevolgde scholingen ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs

    Beveiliging van persoonsgegevens

    Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dienstverleners aan Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk welke met persoonsgegevens te maken krijgen, dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

    Uw rechten

    Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje. U heeft het recht de door Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk verwerkte persoonsgegevens in te zien.

    Correctie- en verwijderingsrecht

    U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is

    Recht van bezwaar

    Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (3) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

    Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens als aangegeven, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

    Recht op gegevensoverdraagbaarheid

    U heeft het recht om de door u aan verstrekte gegevens (terug) te ontvangen Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw deelname aan examens of kennisbijeenkomsten gewasbescherming. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die

    Uitoefening van de rechten

    Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

    Termijnen

    Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

    Identificatie

    Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

    Individuele afweging bij ieder verzoek

    We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

    Contactgegevens

    Als u vragen heeft over dit privacystatement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

    Bureau Erkenningen-AOC Keurmerk
    Functionaris Gegevensbescherming
    Postbus 245
    6710 BE Ede
    info@erkenningen.nl